A Tecnologia e a Pequena Empresa: Como Aproveitar os Benefícios da T.I com Baixos Custos e Altos Ganhos
Não raro, pequenas e médias empresas (personificadas por seus donos e/ou administradores/gerentes) têm uma relação de medo e dúvidas com a TECNOLOGIA. Contudo, é preciso que pequenos e médios empresários aprendam que TI (Tecnologia de Informação) não é nenhum “bicho de sete cabeças”.
Primeiro, é necessário explicar direito o que é “tecnologia da informação” e sua diferença com o conceito de “tecnologia”. A tecnologia é um conceito bastante amplo, que se aplica a diversos aspectos da vida moderna: o celular, hoje tão comum e utilizado, é uma tecnologia que há alguns anos foi considerada revolucionária; computadores, carros, aparelhos de TV e DVD são fruto da tecnologia e de sua evolução; a tecnologia se faz notar, ainda, em máquinas e muitos utilitários pesados, aplicados na indústria em geral; na agricultura, a tecnologia existe não apenas na forma de máquinas mas também na evolução de remédios, venenos e fertilizantes, que são desenvolvidos com o auxílio de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D), aonde existe também larga utilização de tecnologias, das mais diversas; graças à tecnologia, ferramentas domésticas estão mais leves, potentes e versáteis, assim como eletrodomésticos (como o microondas ou máquinas de lavar) foram aperfeiçoados nos últimos anos. A tecnologia da informação, apesar de também ser um conceito amplo, restringe-se às maneiras de lidar com as informações – em quaisquer níveis e âmbitos.
Neste sentido, cabe ressaltar que nos últimos anos (mais especialmente a partir de 1996) a quantidade de informações disponíveis a qualquer pessoa cresceu vertiginosamente – e um dos motivos foi o crescimento da Internet.
Podemos dizer que através de intrincados conjuntos de hardware, software e telecomunicações, a tecnologia da informação viabiliza complexos processos de negócio; ao mesmo tempo, contribui para os negócios a partir de sofisticadas manipulações oferecendo diferentes visões destes negócios.
Assim, a tecnologia da informação é um “tipo” de tecnologia, pensada especificamente para gerenciar os mais diversos tipos de informações – e, neste caso, gerenciar a informação significa disponibilizar as informações adequadas no momento certo para as pessoas que precisam dela.
Complicado ? Nem tanto.
Uma brincadeira entre os usuários de computadores ajuda a explicar a diferença entre hardware e software (há muitos livros que oferecem definições mais “bonitas”, mas certamente menos simples de entender): o hardware é aquilo que você chuta e o software é aquilo que você xinga.
O hardware pode ser transportado, armazenado, carregado – isso quer dizer que é “real”, palpável, tangível.
O software, por outro lado, é intangível – os disquetes ou CD-ROMs que “armazenam” o software não compõem a sua definição, são apenas “hospedeiros”.
Isso tudo significa dizer, para os pequenos empresários, que adotar o gerenciamento da Tecnologia de Informação requer pesados investimentos em computadores, programas, técnicos etc ? Não necessariamente.
A Tecnologia de Informação (vamos tratá-la de forma mais íntima ? Apenas “TI”) pode ser uma boa aliada para as micro, pequenas e médias empresas, mas é necessário, em primeiro lugar, verificar se há necessidades e mensurá-las. Muitas empresas, de quaisquer portes, costumam reclamar dos investimentos em TI mas esquecem de verificar se suas avaliações feitas ANTES do investimento não estavam superdimensionadas.
Há muitas discussões, entre especialistas e curiosos, envolvendo uma “receita de bolo”, um roteiro para identificar as REAIS necessidades de TI em cada empresa.
O ponto comum, todavia, deve ser o bom-senso: avaliar cada item do investimento e verificar se haverá a criação de algum benefício e/ou vantagem. Peguemos um exemplo: uma pequena empresa, com 4 pessoas ocupadas (que podem ser 4 funcionários, 4 membros da família proprietária do negócio, ou qualquer proporção entre estas duas classificações), no setor do comércio.
Geralmente, empresas que desejem vender equipamentos de TI para esta empresa tentariam fechar um pacote com hardware (computadores, monitores, placas – como fax-modem etc – e outros itens “físicos”) e softwares (aplicativos como editor de texto, planilha eletrônica, banco de dados etc), além do valor pela prestação de serviço (instalação, montagem de rede, treinamento dos funcionários/usuários etc).
No setor “comércio”, o mais comum é a automação das vendas, ou seja, utilizar a TI no controle de cada mercadoria vendida no balcão – e conseqüentemente haveria controle do estoque, possibilidade de planejar melhor as compras, projeções sobre o fluxo de caixa etc.
Possivelmente, haveria ainda a proposta para aquisição de softwares mais específicos, como cadastro de clientes, contas a pagar e receber, movimento bancário, emissão de boletos etc.
Pois bem, agora se faz necessário o bom-senso: entre tudo que foi citado, serviços, software e hardware, é preciso que a pequena empresa (4 empregados, comércio) analise quais itens são, realmente, necessários. Entenda-se, neste caso, que “necessários” são apenas aqueles que irão contribuir para que a lucratividade da empresa aumente.
Então, seguindo neste exemplo, digamos que a empresa não tenha o hábito de emitir boletos – possivelmente o pagamento é feito por meio eletrônico (cartão de crédito ou cartão de débito) e/ou tradicional (cheque e dinheiro). Se o movimento bancário for controlado de outra maneira (que esteja oferecendo bons resultados), já serão dois tipos de softwares que a empresa pode deixar de adquirir.
A preocupação deve restringir-se a fazer investimentos em TI, e não gastar dinheiro com tecnologia inútil. A diferença entre estes dois conceitos é enorme – e absolutamente fundamental para a evolução da empresa.
Fazer investimento é uma ação que deve, sempre, preceder a uma reação: o RETORNO. Qualquer investimento que não vise a um retorno deixa de ser investimento e transforma-se em gasto. O investimento em TI, da mesma forma, deve priorizar o retorno, ou seja, a contribuição que será dada (em curto, médio ou longo prazo) para as operações da empresa.
Se determinada tecnologia, por melhor que seja, não contribui para o retorno (especialistas e executivos gostam do termo “ROI”, que significa “retorno sobre o investimento”, e mensura, geralmente em percentual, qual o retorno propiciado por cada investimento realizado – seja em TI, seja em instalações, seja em máquinas ou qualquer outro) de maior lucratividade e/ou característica procurada por cada empresa, não vale a pena.
Desta forma, é preciso aplicar o bom-senso para encerrarmos uma discussão que jamais terá fim – e muitas vezes acaba afastando pequenas empresas do debate sobre tecnologia:
1ª hipótese: a pequena empresa perde oportunidades de crescer porque não utiliza adequadamente a TI;
2ª hipótese: a pequena empresa não utiliza a TI porque ainda não cresceu o suficiente para aproveitá-la plenamente.
Eu diria que nenhuma destas duas hipóteses é totalmente verdadeira. A rigor, nenhuma empresa precisa necessariamente de tecnologia – exceto, obviamente, aquelas empresas que a produzem (empresas que têm seu core-business, ou negócio principal, na tecnologia, como Microsoft, Intel, Apple etc). A tecnologia deve auxiliar as empresas para que se atinjam melhores resultados em menos tempo, com menor custo.
Assim, a pequena empresa pode crescer SEM tecnologia – há inúmeros exemplos.
Todavia, se souber aproveitar melhor a tecnologia, esta empresa tem chance de crescer mais rapidamente, manter custos inferiores aos concorrentes e ainda oferecer vantagens únicas a seus clientes. A tecnologia deve ser encarada como uma ferramenta auxiliar para os negócios das empresas (especialistas gostam do termo “core-business”, ou seja, a atividade principal da empresa).
Em determinadas circunstâncias, a tecnologia passa a ser caracterizada como essencial para que estas atividades-base das empresas consigam ser realizadas no menor tempo possível, com poucos erros (ou nenhum). Por exemplo: se esta empresa do comércio tiver que gerenciar um cadastro de aproximadamente 50 clientes, é razoável pressupor-se que seja possível fazê-lo através de um processo manual (um caderno ou agenda telefônica, por exemplo).
Todavia, se o cadastro de uma empresa for composto de 1.500 clientes (entre usuais, raros, potenciais etc), a utilização de um software torna-se imprescindível para fazer um bom trabalho e diminuir a possibilidade de erros no acompanhamento e atualização constante destes cadastros.
No comércio, um bom exemplo de utilização da TI pode ser observado no modelo utilizado desde a década de 1980 nos principais varejistas mundiais: ECR (sigla do inglês “Efficient Consumer Response”, ou “Resposta Eficiente do Consumidor”). No fim da década de 1980, o relacionamento entre consumidores e varejistas, no que tange ao atendimento das necessidades daqueles, apresentou enfraquecimento, traduzido na interrupção do crescimento das indústrias e das firmas de varejo nos Estados Unidos. Esta situação culminou no desenvolvimento de uma ferramenta de gestão que buscava, de forma rápida e eficiente, conhecer os anseios dos consumidores e traduzi-los em informação aos varejistas e fornecedores – o ECR.
O ECR tinha como foco a cadeia de suprimentos como um todo e buscava ajustar a indústria de suprimentos com as necessidades dos consumidores, permitindo que os varejistas trabalhassem em maior conformidade com suas características – tamanho da empresa, localização, tipo de consumidores, política de preços etc.
A TI, neste caso, é muito importante para que as diversas empresas envolvidas numa cadeia de suprimentos (o varejista, seu fornecedor, o fornecedor deste e assim por diante) consigam ter acesso às informações certas, no momento mais adequado – antes de dimensionar a produção, daquele mês ou semana, por exemplo.
Aplicar a tecnologia adequada às diferentes informações às quais o comerciante tem acesso é fundamental para aumentar suas possibilidades de lucro. Uma empresa pode utilizar softwares que armazenem informações sobre as compras de cada um dos seus clientes previamente cadastrados; desta maneira, é possível identificar qual o valor médio das compras do cliente “A”, em quais períodos ele costuma comprar mais, qual a forma de pagamento etc.
Desta maneira, pode-se comparar os hábitos de todos os clientes, identificando, por exemplo, se os clientes que gastam mais na loja têm preferência por um horário específico.
No entanto, informações não passam de meros números sem sentido se não forem utilizadas da melhor maneira. Um recurso bastante utilizado é um software do tipo “banco de dados”. Este poderoso programa ajuda no cadastro de clientes, centraliza os dados e ainda permite a análise das informações. É por meio de um banco de dados que se torna possível programar algumas estratégias de negócios, como descontos para revendedores e tabelas de preços diferentes para regiões distintas.
A utilização do ECR requer a adoção de uma série de mudanças nos processos das empresas envolvidas. No varejo, em especial, o EDI (da sigla “Electronic Data Interchange”, ou “Troca Eletrônica de Dados”, que consiste em montar um sistema tecnológico compatível, de forma que computadores de diferentes empresas “conversem entre si” e troquem informações relevantes para cada empresa envolvida) e a leitura de código de barras são as principais ferramentas “visíveis” deste novo passo rumo à TI.
Além destas práticas – não essenciais, mas importantes – o ECR requer uma aptidão ao preceito de trabalho em equipe e otimização aos aspectos culturais das empresas envolvidas. A falta de capacidades das firmas muitas vezes impossibilita o pleno alcance desta relação – e “capacidade”, neste caso, “refere-se à disposição de recursos para atingir um determinado fim”. Finalmente, cabe ressaltar que um aspecto bastante positivo desta integração entre várias empresas é a possibilidade de repartir os investimentos – cada empresa, assim, não terá que assumir todos os custos sozinha. Isto é muito importante para as empresas de menor porte, que enfrentam escassez de recursos numa economia tumultuada como a brasileira.
Uma lista dos pontos críticos a serem avaliados pelas empresas que pretendam implementar alguma tecnologia parecida são:
- Avaliação interna das empresas: capacidades funcionais, avaliação financeira, estruturas de base, análise cultural e análise da cadeia de valor.
- Avaliação externa: necessidades do consumidor, análise competitiva, análise dos parceiros chaves do negócio e melhores práticas da indústria, com o fim de se posicionar no futuro.
- Elaboração de critérios básicos ao consenso na utilização do ECR, e sua aplicação em cada área de atividade das empresas, estabelecendo as prioridades.
- Estabelecer como se darão as relações entre as empresas envolvidas e as relações das lideranças funcionais cruzadas, e estabelecimento de um plano de implantação e manutenção da nova tecnologia.
Contudo, nenhum empresário pode deixar de levar em consideração informações externas a estes sistemas tecnológicos. Por exemplo: a situação do poder aquisitivo do consumidor, índices de inadimplência, inflação etc. Tais informações podem ser incluídas no planejamento de TI das empresas, de maneira simples e com baixos custos.
Há softwares que consideram alguns índices objetivos no momento de ajudar a prever a produção ou elaborar uma previsão de vendas para o trimestre. Mas, ainda que a TI esteja bastante evoluída, o conhecimento que cada empresário tem de seus consumidores e clientes não pode ser ignorado – caberá a cada um, assim, mesclar a nova tecnologia com a (boa e) velha experiência.
